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septiembre  20, 2020

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Expediente papel vs. Expediente digital. La situación de Chubut

Por Gerardo Angel Tambussi


“El 20 de marzo debimos quedarnos en casa. Se suspendieron los plazos (primero fue declarado tiempo inhábil, luego se decretó la feria judicial excepcional), pero las violencias familiares, las medidas cautelares y medidas de protección excepcionales, la justicia penal y otras situaciones que no admiten ni demora ni paralización por pandemia, continuaron su trámite y también se fueron iniciando causas nuevas urgentes. Se armó, en consecuencia, desde los Tribunales, el Ministerio Fiscal y la Defensa Oficial.”

“La pandemia, la aceleración en la implementación de los instrumentos digitales en nuestra provincia y una decisión judicial errónea, fueron el disparador para escribir estas líneas y explicar la situación en Chubut, desde la visión de un abogado de parte y, a la vez, funcionario judicial de la Defensa Pública.”

“El escrito, una vez subido, otorga un lapso de quince minutos para bajarlo, en caso de advertirse algún error u omisión. Una vez subido, consta como “pendiente” y se puede obtener un certificado de presentación. Cuando el juzgado lo provee, el escrito queda “adjunto” a la providencia, a disposición de las partes. Se termina así la ida al juzgado a llevar el escrito y a retirar las copias de traslado. Debo reconocer que, ahora sí, advierto un gran ahorro de papel.”

“Los jueces no pueden apartarse del sistema de notificaciones elaborado por el Máximo Tribunal Provincial y deben seguir sus directivas. En nuestro caso, no pudo prescindirse del reporte de la notificación y del momento en que la providencia fue subida al sistema. Considero que las normas aquí explicadas sobre la notificación electrónica deben ser aplicadas siguiendo dicha reglamentación y, en caso de ocurrir algún error, la interpretación que deben dar los Tribunales ha de ser sobre la vigencia de los derechos de las partes y no su negación.”

Citar: elDial.com - DC2B46



Publicado el 29/06/2020

Copyright 2020 - elDial.com - editorial albrematica - Tucumán 1440 (1050) - Ciudad Autónoma de Buenos Aires - Argentina

Texto Completo

Expediente papel vs. Expediente digital. La situación de Chubut

 

Por Gerardo Angel Tambussi (1)

 

El título de este trabajo es engañoso, quizás sea un anzuelo deliberado. No postulo para la provincia del Chubut otra grieta, esta vez entre el expediente papel que todos conocemos y el expediente digital. Simplemente, la pandemia, la aceleración en la implementación de los instrumentos digitales en nuestra provincia y una decisión judicial errónea, fueron el disparador para escribir estas líneas y explicar la situación en Chubut, desde la visión de un abogado de parte y, a la vez, funcionario judicial de la Defensa Pública.

 

En el año 2011, el Poder Judicial del Chubut (2) puso en marcha el sistema de notificaciones electrónicas (SERCONEX). Este sistema otorgó varias ventajas:

 

a)            Dejó sin efecto las cédulas de notificación al domicilio constituido (se mantiene la cédula al domicilio real) y se reemplazó con una notificación dentro del sistema. Esta notificación (del tipo “personal” según el ordenamiento procesal), se produce cuando el letrado inserta su clave personal en el proveído (clave que es la misma de ingreso al sistema): recién ahí puede ver la providencia o sentencia (tanto interlocutoria como definitiva) y queda notificado. Se le denomina notificación electrónica.

 

b)            El sistema presume que, habiéndose insertado la clave personal, es su titular quién accedió. “La preservación de su confidencialidad es de exclusiva responsabilidad del titular de la misma” (punto 5 Anexo A del Acuerdo Plenario).

 

c)            Se publican también en Serconex las providencias que implican notificación por Ministerio de Ley, notificación que, en cuanto a sus efectos, se rige por el código procesal, tal como la conocemos.

 

d)            Registrarse en el sistema SERCONEX equivale a la dirección electrónica. Se sigue constituyendo el domicilio “físico”, pero en realidad ya no se lo utiliza.

 

e)            El sistema agrupa las “novedades” que el letrado tiene desde su ingreso anterior. También tiene el listado total de causas a las que el abogado está “vinculado” y permite que se haga un “portafolios” con los expedientes elegidos.

 

f)             Toda providencia o sentencia se puede bajar en formato PDF. En dicho documento no solamente está la decisión judicial, sino también los datos del expediente, nombre del juez que firmó, la fecha de la firma de la providencia o sentencia y la fecha de carga en el sistema por el juzgado (es decir, la fecha que la providencia es subida al sistema) (3).

 

g)            El sistema tiene una serie de regulaciones que prevén lo que sucede si la providencia es subida fuera del horario hábil y, en los casos de sentencias interlocutorias y definitivas, existe un plazo de gracia para el abogado, de poder notificarse hasta dos y tres días (respectivamente), después que la sentencia es subida al sistema. Pasados esos plazos, si el letrado no se notifica con su clave, igualmente queda notificado (esta se denomina notificación automática) (4).

 

h)            Cuando el abogado debe dar traslado a la contraparte, puede impulsar la notificación mediante una pestaña y se da un plazo de dos días al otro abogado para que retire las copias en el juzgado, antes que comience a correr el plazo.

 

i)              Cada abogado puede autorizar a sus empleados a ver los expedientes, con una clave de acceso diferente. Pero, quién no es abogado vinculado, no puede notificarse.

 

j)              Serconex también vincula cada expediente con las cuentas bancarias judiciales, pudiendo verse el saldo directamente desde el sistema. La planilla que se imprime ya contiene el pedido de cheque y el abogado lo debe firmar y presentar, sin tener que hacer otro escrito.

 

k)            Al sistema se accede con Internet desde cualquier PC, tableta o teléfono celular. El sistema no requiere instalación previa, lo que resulta ser una gran ventaja, pues se puede ingresar en el despacho, estudio jurídico, domicilio o cualquier otro lugar.

 

l)              Ante cualquier dificultad, existe una Mesa de Ayuda, con un teléfono de guardia y una dirección de correo, para realizar los reclamos y consultas.

 

m)           Las caídas del sistema y los cortes de Internet generales, se consideran situaciones de público conocimiento y no deben ser acreditadas por los abogados. Por el contrario, si el letrado tuvo un corte de luz en su estudio durante un día entero, pero no fue un corte general, debe acreditar ese hecho y el juez podrá tenerlo en cuenta.

 

En un principio, lógicamente, el cambio nos generó algunos temores. Por decir alguno: si el abogado no está en la ciudad o está internado en terapia intensiva(5), igualmente va quedando notificado de providencias y sentencias. El autor de este trabajo se notificó, estando fuera del país, de una sentencia definitiva y, por un momento, un escalofrío se hizo presente. Por suerte la sentencia era favorable. Si no, había que acordar por teléfono con la otra defensora vinculada, para plantear la apelación, calculando los plazos para poder expresar agravios al regreso.

 

También se habló desde el Superior Tribunal de Justicia del ahorro de papel, por las cédulas no enviadas a los estudios jurídicos o a la defensa oficial. En realidad, cada cédula se libraba en dos hojas. Con Serconex esto se eliminó. Pero los juzgados, cuando el abogado se notifica (electrónicamente o automáticamente), imprimen (y agregan el expediente) la constancia o reporte. Es decir, el ahorro es de una hoja por cédula.

 

Más allá de lo anecdótico, el sistema constituyó un gran avance. Pero, quiero insistir en algo: lo que el abogado veía en pantalla antes de la pandemia, eran solamente las decisiones judiciales. No se podían ver los documentos agregados al expediente. Por eso había que seguir yendo a los juzgados, no solo a ver los expedientes, sino a presentar los escritos y retirar los escritos de traslado.

 

Así, resumidamente, llegamos al 19 de marzo de 2020.

 

El 20 de marzo debimos quedarnos en casa. Se suspendieron los plazos (primero fue declarado tiempo inhábil, luego se decretó la feria judicial excepcional), pero las violencias familiares, las medidas cautelares y medidas de protección excepcionales, la justicia penal y otras situaciones que no admiten ni demora ni paralización por pandemia, continuaron su trámite y también se fueron iniciando causas nuevas urgentes. Se armó, en consecuencia, desde los Tribunales, el Ministerio Fiscal y la Defensa Oficial, un esquema de trabajo a través de los teléfonos celulares de guardia.

 

Los escritos de urgencia se enviaron en un principio a los correos electrónicos de los juzgados y se proveían en el sistema Libra y se publicaban en Serconex. Luego de un mes, la Secretaría de Informática Jurídica del Superior Tribunal, que ya venía trabajando en el tema, habilitó la presentación de escritos dentro del sistema Serconex, instalando la versión v4. Dentro de la sesión (a la que, reitero, se ingresa con la clave personal), el abogado incorpora o sube el escrito (en PDF), al expediente que se trate, sin necesidad de firmarlo. Se interpreta que la firma está reemplazada por la clave personal (privada e intransferible), con carácter de declaración jurada.

 

Esto constituyó otro notorio avance. El escrito, una vez subido, otorga un lapso de quince minutos para bajarlo, en caso de advertirse algún error u omisión. Una vez subido, consta como “pendiente” y se puede obtener un certificado de presentación. Cuando el juzgado lo provee, el escrito queda “adjunto” a la providencia, a disposición de las partes. Se termina así la ida al juzgado a llevar el escrito y a retirar las copias de traslado. Debo reconocer que, ahora sí, advierto un gran ahorro de papel.

 

La documentación que va llegando al juzgado, léase contestación de oficios, informes de los equipos interdisciplinarios, pericias, etc., entiendo que habrán de ser subidos al sistema, quedando a disposición de las partes y siempre vinculados a la providencia que dispuso su agregación. Esto aún no está claro que así ocurrirá, pero, si el horizonte es el expediente digital y reducir la concurrencia a los juzgados (Acuerdo Plenario 4881/20 STJ Chubut), no queda otra opción que subir dicha documentación. De otra manera, seguiremos con el expediente papel.

 

Por supuesto que los abogados estamos, nuevamente, con diversas dudas, que el tiempo irá desentrañando. Aunque eso (ojalá), será motivo de otras líneas. Solo a modo de ejemplo, nos preguntamos si la prueba que se produzca en papel, si los originales serán reservados en el juzgado, a disposición de las partes, para su control.

 

En esta oportunidad, quiero hacer notar algo que sucedió, en esta coexistencia obligada por la pandemia, del expediente papel con el expediente digital. Porque los expedientes que estaban en los juzgados hasta el 19 de marzo, ahí están, siguen vivos. Pero, vigente el aislamiento y feria judicial, no los pudimos ver más. Solamente podían verlos los jueces y el personal de los juzgados que iba a trabajar.

 

En el caso que presento, se produjo una situación, que decidí denominar como “la providencia mágica”. ¿Qué sucedió? En un expediente de determinación de capacidad (6), que hasta hace unos años se denominaba “de incapacidad”, como defensor oficial y ante la falta de familiares, fui curador definitivo varios años y, en la actualidad, soy “apoyo”, junto a otras dos personas. Mi asistida vive en el hospital de una localidad a 100 Km de Esquel dónde, no solo el hospital, sino la comunidad toda, armaron una red de contención muy eficaz. Se tramitó la pensión nacional(7) y, en virtud de ello, dentro de la feria excepcional de pandemia, me presenté con habilitación de feria a rendir cuentas de gastos realizados y a solicitar nuevos fondos para gastos futuros.

 

Al habilitarse, el juzgado incorporó otra providencia: el traslado del art. 640 del Código Procesal Civil y Comercial del Chubut (8). Como se estaba con la revisión de los tres años dispuesta en el art. 42 la Ley de Salud Mental 26.657 (9) y en el art. 40 del Código Civil y Comercial, al haberse producido el informe interdisciplinario, el juzgado dispuso dicho traslado. La providencia fue subida al sistema el 15 de mayo, el mismo día que se aprobó la rendición de cuentas.

 

Y aquí la sorpresa. La jueza señaló que el plazo del traslado había comenzado a correr el 17 de marzo. ¿Cómo podía ser? Pues bien, tal como lo adelanté, el sistema me entregó la siguiente información: 1) Providencia firmada el 16 de marzo; 2) Cargada o subida al sistema el 15 de mayo.

 

Evidentemente, la jueza firmó la providencia (en papel) el 16 de marzo, pero no fue subida al sistema en esa oportunidad. Esa semana ya estaba instalada la emergencia sanitaria y, en verdad, el trabajo fue un caos. Seguramente la providencia quedó en algún lugar del juzgado, sin subirse al sistema informático y, por ende, no estaba en Serconex. Se subió recién el 15 de mayo, al habilitarse el expediente.

 

Surge así el interrogante. ¿Qué debe primar? ¿Únicamente las constancias del expediente papel o, el expediente papel se debe complementar con la información que entrega el sistema?

Se advierte un primer error del juzgado. Se trataba (el traslado), de una notificación personal, por ello la jueza debió constatar si estaba la constancia digital de la notificación que, obviamente, no podía estar, porque la providencia nunca se había subido antes del 15 de mayo y, por lo mismo, el abogado se notificó el 18 de mayo.

 

La jueza resolvió únicamente con el expediente papel, sin consultar el sistema. Se trata de un error de entidad ya que, habiéndose instaurado las notificaciones electrónicas en 2011, para que empezara a correr el plazo era imprescindible que en el expediente papel estuviera insertado el reporte de la notificación electrónica (10).

 

El segundo error, derivado del anterior, fue que, al no estar la constancia de la notificación, debió igualmente consultarse el sistema. Y el sistema hubiera informado que la carga de la providencia había sido el 15 de mayo, con lo cual nunca el plazo podía comenzar el 17 de marzo. Por ello, providencia mágica.

 

De plantearse alguna situación en un Tribunal de Alzada, ¿debe darse autoridad a la afirmación errónea de la jueza sobre el comienzo del plazo? ¿O tendrá validez la constancia del sistema?

 

Entiendo que lo segundo, porque en Chubut rige el sistema de notificaciones digitales y la notificación no se produjo sino el 18 de mayo. A partir de la notificación es cuando correría el plazo.

 

El juzgador no puede desentenderse de las constancias del sistema informático, ya que no va a encontrar la cédula de notificación o el sello con la constancia de que el letrado fue notificado en la Mesa de Entradas.

 

En un fallo de la Cámara Nacional Civil se ha dado una interpretación favorable al mantenimiento del derecho: “Durante esta etapa de transición en la despapelización y la utilización de las nuevas herramientas informáticas, en todos los casos se deberá dar una interpretación favorable en pos de la supervivencia del derecho” (11).

 

En el mismo sentido, una sentencia de la sala II de la Cámara en lo Contencioso Administrativo y Tributario de CABA (12), en que se constató una diferencia entre las constancias del expediente papel con el sistema informático, dependiendo de ello la vigencia de un recurso de apelación, resolvió: “La regla general debe ser sopesada teniendo en consideración los derechos en juego ya que su directa aplicación en el presente caso conllevaría gravosísimas consecuencias para el accionante”. En su interpretación, el Tribunal hace uso del principio pro actione, reconocido por la Corte Suprema de Justicia de la Nación (13).

 

Respecto del marco normativo, tal como se dijo, rige en Chubut la Ley XIII Nro 14, que modificó varios artículos del código procesal y autorizó al Superior Tribunal de Justicia a reglamentar las notificaciones electrónicas. El art. 40 del CPCyC exige la constitución de un domicilio electrónico. No se trata de una dirección de correo electrónico, como a veces se confunde, sino que el abogado se registra en el sistema Serconex y esa registración equivale a tener domicilio electrónico (14).

 

Los jueces no pueden apartarse del sistema de notificaciones elaborado por el Máximo Tribunal Provincial y deben seguir sus directivas. En nuestro caso, no pudo prescindirse del reporte de la notificación y del momento en que la providencia fue subida al sistema.

 

Considero que las normas aquí explicadas sobre la notificación electrónica deben ser aplicadas siguiendo dicha reglamentación y, en caso de ocurrir algún error, la interpretación que deben dar los Tribunales ha de ser sobre la vigencia de los derechos de las partes y no su negación.

 

La actividad, al 28/5/20 (15), se va habilitando gradualmente. Pero en Esquel, hoy, el expediente papel, está lejos de las manos y ojos de los abogados, porque no está permitido aún ingresar a los juzgados. Cabría decir, bienvenido el expediente digital.

 

 



(1) Abogado recibido en la Universidad Nacional de La Plata en 1993. Defensor Público, área civil y familia, desde el año 2005 y Defensor Jefe de Esquel desde el año 2009.

 

(2) Acuerdo Plenario 3940/11. El acuerdo reglamentó la Ley XIII No 14, que modificó el Código Procesal Civil y Comercial, autorizando las notificaciones por medios “teleinformáticos”.

(3) Se sube mediante un lápiz óptico.

(4) Acuerdo Plenario 3940/11 Anexo “A” punto 6. “Las notificaciones referidas tendrán efectos después de transcurrido un día, contado a partir de las cero horas del día siguiente al de la fecha de su exhibición en SERCONEX. A partir de ese momento deberán contarse los plazos procesales que correspondan, los cuales producirán sus efectos. Estos acontecerán aun cuando el destinatario no haya accedido a SERCONEX para tomar conocimiento de la providencia, en los plazos indicados.

Cuando se notifiquen sentencias interlocutorias o definitivas, los efectos de la notificación se producirán a partir de los 2 (dos) o 3 (tres) días respectivamente contados desde de las cero horas del día siguiente al de la fecha de su exhibición en SERCONEX.

La notificación voluntaria interrumpirá el plazo referido anteriormente.

El plazo procesal comenzara a las cero horas del día siguiente a lo establecido precedentemente”.

 

(5) El Acuerdo Plenario 3940/11, con sus modificatorias, contiene una regulación que, en el caso de un problema grave de salud, informado el juez, éste podría disponer lo pertinente. No tengo conocimiento, en cambio, que un viaje vacacional se haya invocado para que las notificaciones no produzcan efectos.

En Chubut, Ministerio de la Defensa Pública, que tiene su ley orgánica: Ley V Nro 90 (antes 4920).

(6) Expediente 388/2002 “I. A.H s /determinación de la capacidad jurídica”, del Juzgado de Familia Nro 1 de Esquel.

(7) La pensión otorgada por la Comisión Nacional de Pensiones Asistenciales ingresa a una cuenta judicial.

(8) Ley XIII Nro 5: Artículo 640. “TRASLADO DE LAS ACTUACIONES. - Producido el informe de los facultativos y demás pruebas; se dará traslado por CINCO (5) días al denunciante, al presunto insano y al curador provisional y, con su resultado, se dará vista al defensor de menores e incapaces”.

(9) La norma incorporó el art. 152 ter al Código Civil de Vélez: “Las declaraciones judiciales de inhabilitación o incapacidad deberán fundarse en un examen de facultativos conformado por evaluaciones interdisciplinarias. No podrán extenderse por más de TRES (3) años y deberán especificar las funciones y actos que se limitan, procurando que la afectación de la autonomía personal sea la menor posible”.

(10) Acuerdo Plenario 3940/11 Anexo “A” inciso 8: “Cada acceso a SERCONEX que resulte generador de una notificación, o el retiro de copias o el transcurso de los plazos que produzcan el acaecimiento de la notificación, producirán un reporte en los registros digitales del expediente, identificatorio del notificado, a modo de constancia de la realización de la comunicación que le ha sido dirigida, cuya reproducción deberá ser anexada al expediente judicial y visualizada en la interfaz de información del usuario, proporcionada por dicho servicio”.

(11) Expte. 82568/2010 – “W. J. M. c/ C. E. C. s/DISOLUCIÓN DE SOCIEDAD” – CNCIV – SALA E – 31/08/2016 elDial.com - AA992E

(12) “S., L. M. c/ GCBA s/ impugnación actos administrativo” ” – 17/5/12.

(13) Fallos, 312:1306.

(14) Artículo 137 CPCyC.- “La notificación por cédula podrá practicarse mediante el uso de la dirección electrónica cuando estén cumplidas las condiciones que establece el articulo 40. El Superior Tribunal de Justicia determinará reglamentariamente el uso de este medio y sus efectos, además establecerá en la misma los requisitos que otorguen seguridad instrumental al medio tecnológico empleado.”

(15) Juzgados de Familia de Puerto Madryn, Juzgados Laborales de Trelew y Superior Tribunal. De todas maneras, la atención será por turnos.

 

Citar: elDial.com - DC2B46



Publicado el 29/06/2020

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